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Mentions légales

Informations légales

C/ IN EXTENSO BELUX S.A.

La société a son siège social à L-8399 Windhof, Rue d’Arlon, 6.
Elle est également inscrite au RCS de Luxembourg sous le n° suivant : B 273.853.

C/ VO CONSULTING SRL

VO Consulting SRL est membre de l’Institut Professionnel des Comptables Fiscalistes agréés.
Son N° d’agréation est le suivant : 70119175
La société a son siège social à B-6700 Arlon, Rue de l’Hydrion, 50.
Elle est également inscrite à la BCE sous le n° suivant : 0474.008.118.

C/ VO CONSULTING LUX SA

VO Consulting Lux SA est membre de l’Ordre des Experts-Comptables luxembourgeois. (NB : Il n’y a pas de N° d’inscription).
La société a son siège social à L-8399 Windhof, Rue d’Arlon, 6.
Elle est également inscrite au RCS de Luxembourg sous le n° suivant : B 61.459.
Elle dispose des autorisations d’établissement suivantes : N°00121493/10 et N°00121493/11.

 

Conditions générales

Les présentes conditions sont uniquement applicables au Luxembourg.

1. Qualification et définition d’une mission

Les présentes Conditions Générales sont applicables aux offres de services conclues entre un expert-comptable et son client, à l’exclusion des conventions de domiciliation et mandats d’administrateur/gérant.

Si les circonstances rendaient caduques une des clauses des présentes Conditions Générales, les autres clauses resteraient d’application pour autant que cela soit encore possible.

Les missions effectuées par un expert-comptable dans l’exercice de sa profession sont régies par la réglementation professionnelle émise par l’Ordre des Experts-Comptables.

2. Durée d’une mission

Les missions sont confiées pour une durée d’un an. Elles sont renouvelables chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation au moins un mois avant la date anniversaire de la signature de la présente, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contresignée par l’autre partie.

Le client ne peut interrompre la mission en cours qu’après en avoir informé l'expert-comptable, selon l’une des deux formes spécifiées ci-dessus.

En cas de manquement à ses obligations ou de faute grave de l’une des parties, l’autre partie a la faculté de mettre fin à la mission sans délai, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Lorsqu’une mission est suspendue pour cause de force majeure, les délais de remise des travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension. Pendant la période de suspension, les dispositions des articles 6, 7 et 8 des présentes Conditions Générales demeurent applicables.

Lorsque l'expert-comptable effectue plusieurs missions pour son client, la suspension, l’interruption ou la dénonciation de l’une de ces missions n’affecte pas les autres missions.

3. Obligations de l'expert-comptable

L'expert-comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux principes fondamentaux de déontologie, d’éthique et d’indépendance établis par l’Ordre des Experts-comptables, ainsi qu’à la réglementation et aux usages de la profession. L'expert-comptable effectue également la mission qui lui est confiée dans le respect des obligations légales qui lui incombent notamment en ce qui concerne l’indépendance ainsi que la prévention du blanchiment d’argent et la lutte contre le financement du terrorisme.

Il contracte en raison de cette mission une obligation de moyen et non de résultat. Il peut se faire assister par les collaborateurs de son choix.

A l’achèvement de sa mission, l'expert-comptable restitue les documents que lui a confiés le client pour l’exécution de sa mission.

4. Secret professionnel

L'expert-comptable est tenu :

  • Au secret professionnel :

    L’article 458 du Code Pénal est applicable aux experts-comptables et aux personnes qui sont à leur service.
    Les experts-comptables sont obligés de fournir une réponse et une coopération aussi complète que possible à toute demande légale que les autorités chargées de l’application des lois leur adressent dans l’exercice de leurs compétences. Les experts-comptables doivent informer, de leur propre initiative, le procureur d’Etat auprès du tribunal d’arrondissement de Luxembourg de tout fait qui pourrait être l’indice d’un blanchiment ou d’un financement du terrorisme.

    Le cas échéant, Les experts-comptables et leurs employés ne peuvent pas communiquer au client concerné ou à des personnes tierces qu’ils ont transmis des informations aux autorités ou qu’une enquête est en cours.
     
  • À une obligation de discrétion,

    distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu'il a établis. Ces derniers sont adressés au client lui-même, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers, sauf demande du client rencontrant également l’accord de l'expert-comptable.

5. Identification et responsabilité du client

Par "client", on entend la société représentée par son Conseil d'Administration ou sa gérance, sinon par son représentant légal ou de gestion. Le Conseil d'Administration étant lui-même représenté par l'Administrateur Délégué ou 2 Administrateurs, respectivement la gérance par le gérant technique et/ou tout tiers valablement désigné à cet effet.

Au même titre que l'Administrateur Délégué (ou 2 Administrateurs) respectivement le gérant technique, ce tiers sera habilité d'une part à recevoir tout document et/ou information concernant la société et, d'autre part, à donner toute instruction nécessaire à la bonne gestion de la société.

Seuls les dirigeants d’une entreprise ou son Conseil d’Administration, respectivement la gérance d’une société, sinon tout représentant légal ou de gestion d’une société, sont responsables des informations financières relatives à l’entreprise ou la société telles qu’elles sont présentées à ses propriétaires ou à des tiers. A ce titre, il appartient à tout mandataire habilité d’une société de signer les comptes annuels (respectivement les comptes consolidés) avant présentation à l’assemblée générale des associés ou des actionnaires.

Le client n’est pas exonéré de sa responsabilité s’il donne procuration à l'expert-comptable de le représenter auprès des autorités ou s’il lui donne un mandat de signature.

6. Obligations du client

Le client s’interdit tout acte portant atteinte à l’indépendance de l'expert-comptable ou de ses collaborateurs. Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client.

Le client s’engage également :

  • À mettre à disposition de l'expert-comptable, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de sa mission et au respect par l'expert-comptable de ses obligations légales notamment en matière de prévention du blanchiment d’argent et de lutte contre le financement du terrorisme ;
  • À réaliser les travaux lui incombant ;
  • À porter à la connaissance de l'expert-comptable des faits importants ou exceptionnels. Il lui signale également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entreprise ;
  • À confirmer par écrit, si l'expert-comptable le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont complets ;
  • À prendre les mesures conformes à la législation en vigueur pour conserver les pièces d’origine ;
  • À prendre toutes dispositions pour assurer la sauvegarde des données et traitements informatiques et en garantir la conservation et l’inviolabilité.

Les éventuels comptes rendus de mission et avis professionnels établis par l'expert-comptable ne peuvent pas, en principe, être communiqués par le client à des tiers sans le consentement écrit de l'expert-comptable, à moins, toutefois, que la mission n’implique par elle-même l’autorisation de la communication de ces documents à des tiers déterminés.

7. Honoraires

L'expert-comptable reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et débours.

Des provisions sur honoraires peuvent être demandées périodiquement.

En cas de non paiement des honoraires endéans le délai de paiement défini sur la facture, l'expert-comptable pourra :

  • Appliquer des intérêts de retard suivant les conditions qui suivent,
  • Invoquer un droit de rétention sur les documents lui remis.

Sauf convention particulière contraire, le paiement des honoraires doit intervenir à la date d'échéance reprise sur la facture. A défaut de paiement dans le délai, les factures produiront un intérêt conformément à l'article 5 de la loi du 18 avril 2004. En tout état de cause, le non-paiement des honoraires permettra à l'expert-comptable d'exercer un droit de rétention sur tous dossiers ou documents lui remis par le client. Le non paiement autorisera également l'expert-comptable à réclamer un montant minimum forfaitaire de 20 % des montants dus à titre de clause pénale destinée à compenser les frais de recouvrement éventuels.

8. Responsabilité de l'expert-comptable

La responsabilité civile de l'expert-comptable ne peut se trouver engagée vis-à-vis du client qu’en raison de l’exécution fautive de sa mission et à condition que la relation de cause à effet entre la faute incriminée et le préjudice subi soit établie. Le montant maximum des dommages et intérêts que l'expert-comptable peut être tenu de payer au client en compensation de toutes les conséquences préjudiciables encourues par le client du chef d’une mission déterminée, sera limitée à deux fois le montant des honoraires prévus pour l’accomplissement de la mission en question, sauf si le préjudice du client est la conséquence immédiate et directe d’une faute intentionnelle ou lourde commise par l'expert-comptable.

Tout événement susceptible d’avoir des conséquences en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client à la connaissance de l'expert-comptable.

9. Traitement des données à caractère personnel (en application de la Règlementation Générale sur la Protection des données)

9.1     Pour la réalisation de sa mission, l’Expert-Comptable doit s’assurer du respect de la législation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (le « RGPD »).

9.2     L’Expert-comptable peut être qualifié, selon les circonstances, de : Responsable du traitement ; Responsable conjoint du traitement ou Sous-traitant. Cette qualification entraîne pour l’Expert-Comptable et le Client des obligations distinctes telles que détaillées en annexe des Conditions Générales qui vous seront remises en même temps que l’offre ou en annexe du contrat entre l’Expert-Comptable et le client.

10. Sécurité informatique lors des transmissions de documents

10.1     Dans le cadre de la lettre de mission signée par le Client, et sauf mention expresse du Client, des documents ou informations pourront être transmis non seulement par courrier ou par fax, mais aussi sous format électronique, par courrier électronique.

10.2     Compte tenu de l’état de la technique, des frais d’exécution, ainsi que de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varient, pour les droits et les libertés des personnes, le Client et l’Expert-Comptable prennent les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

10.3     L’Expert-Comptable sécurisera en particulier les données à caractère personnel contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou de l’accès non autorisé à de telles données, de manière accidentelle ou illicite.

11. Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes conditions générales ainsi que les conditions particulières de la lettre de mission et de ses annexes sont soumises au droit luxembourgeois.

Toutes contestations susceptibles de naître entre l'expert-comptable et le client du chef de l’exécution de la lettre de mission seront soumises aux tribunaux du domicile de l'expert-comptable.

L'expert-comptable se réserve toutefois le droit d’agir contre le client au lieu de son domicile ou de sa résidence [en ce compris le domicile privé des Administrateurs ou du (des) gérant(s)] ou devant tout autre tribunal compétent.

12. GDPR - Politique de confidentialité et de l’utilisation des cookies 

12.1. Politique de confidentialité

Face au développement technologique, il est nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. VO Consulting s’engage à respecter le nouveau règlement européen général de protection des données personnelles (en abrégé RGPD), en vigueur depuis le 25 mai 2018. Les données personnelles collectées par VO Consulting sont entièrement soumises à ce nouveau règlement.  

12.1.1. Collecte des renseignements personnels 

Lors de votre visite sur le site http://www.inextenso-belux.com/, une bannière s’affiche en bas de l’écran vous informant de l’utilisation de cookies lorsque vous naviguez sur le site. Ces cookies ne collectent aucune donnée personnelle, ils permettent simplement une meilleure expérience de navigation.  

Dans certains cas, notamment lorsque vous voulez laisser un message sur le site, il vous sera demandé de communiquer vos nom(s), prénom(s) et adresse e-mail (ci-après vos « Données Personnelles »). En fournissant ces informations, vous acceptez expressément que vos données soient traitées par VO Consulting, aux fins indiquées au point 2 ci-dessous.  S’il existe d’autres finalités que celles indiquées au point 2, elles seront communiquées à la fin de chaque formulaire. 

12.1.2. Finalités du traitement 

VO Consulting est susceptible de traiter vos Données Personnelles : 

  • Aux fins de vous fournir les informations ou les services que vous avez demandé (notamment : l’envoi de la Newsletter, une offre commerciale ou encore une réponse à la suite d’une demande de contact).  
  • Aux fins de recueillir des informations nous permettant d’améliorer notre site, nos produits et services (notamment par le biais de cookies).  
  • Aux fins de pouvoir vous contacter à propos de différents évènements relatifs à VO Consulting incluant notamment la mise à jour des produits et le support client. 

12.1.3. Formulaires et interactivité 

Vos renseignements personnels sont collectés par le biais de notre formulaire de contact ou de demande d’inscription à la newsletter mais également par le biais de Cookies.  

Nous utilisons les renseignements ainsi collectés notamment pour les finalités suivantes : 

  • Suivi de la demande 
  • Informations  
  • Statistiques 
  • Contact 

12.1.4. Fichiers journaux et témoins 

Nous recueillons certaines informations par le biais de fichiers journaux (log file) et de fichiers témoins (cookies). Il s’agit principalement des informations suivantes : 

  • Adresse IP 
  • Système d’exploitation 
  • Pages visitées et requêtes 
  • Heure et jour de connexion 

Le recours à de tels fichiers nous permet : 

  • D’améliorer le service et d’offrir un accueil personnalisé 
  • De recueillir des données statistiques 

12.1.5. Durée de conservation 

Vos Données Personnelles sont conservées par VO Consulting uniquement pour le temps correspondant à la finalité de nos échanges (dans le cas d’une prise de contact via notre formulaire de contact) ou jusqu’à votre désabonnement de notre newsletter dans le cas d’une inscription à celle-ci (un lien de désinscription est disponible dans chaque newsletter que nous envoyons). 

12.1.6. Droit d’opposition, de retrait et de transfert 

Vous disposez d’un droit d’opposition, de retrait de vos Données Personnelles et de retrait de votre consentement. Vous pouvez également faire une demande de transfert de vos Données Personnelles.  

Le droit d’opposition s’entend comme étant la possibilité offerte aux internautes de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte. Vous pouvez vous opposer au traitement de vos informations personnelles dans le cas où nous avons un intérêt légitime (ou l’intérêt d’une tierce partie) à le faire et lorsqu’une raison tenant à votre situation particulière fait que vous souhaitez vous opposer au traitement. Vous avez également le droit de vous opposer dans le cas où nous traitons vos informations personnelles à des fins de marketing direct.  

Le droit de retrait s’entend comme étant la possibilité offerte aux internautes de demander la suppression de leurs renseignements personnels. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos informations personnelles lorsque vous avez fait valoir votre droit d’opposition au traitement de vos données (voir ci-dessus). 

Lorsque vous avez consenti à la collecte, au traitement et au transfert de vos informations personnelles pour une finalité particulière, vous avez le droit de retirer votre consentement pour ce traitement de données à tout moment. Une fois que nous recevons la notification de retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations pour la ou les finalité(s) pour lesquelles vous aviez donné votre consentement, sauf si nous avons un motif légitime de le faire. 

Vous pouvez demander le transfert de vos informations personnelles à votre profit ou au profit d’un autre responsable de traitement dans un format électronique et structuré (droit à la portabilité des données). Cela vous permet de récupérer et transférer vos données dans un format utilisable de manière électronique. 

12.1.7. Droit d’accès et de rectification  

Nous nous engageons à reconnaître un droit d’accès et de rectification aux personnes concernées désireuses de consulter, modifier, voire radier les informations les concernant. 

Vous pouvez demander l’accès à vos informations personnelles (communément appelée « demande d’accès à ses données personnelles »). Cette demande vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous possédons sur vous et de vérifier que nous traitons légalement ces données. 

Vous pouvez également demander des informations afin de savoir si nous possédons des informations personnelles vous concernant et, le cas échéant, quelles sont ces informations et pourquoi nous les conservons/les utilisons.        

Vous pouvez également demander la correction des informations personnelles que nous possédons sur vous. Cela vous permet de rectifier toute information incomplète ou inexacte que nous possédons sur vous. 

12.1.8. Droit de limitation de traitement 

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos informations personnelles, par exemple si vous souhaitez établir l’exactitude ou la raison du traitement des données. 

12.1.9. Demande d’exercice de droit  

Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez contacter notre DPO (Data Protection Officer) via l’adresse email gdpr@inextenso-belux.com.   

Votre demande sera traitée dans un délai d’un mois dès que votre identité sera confirmée.  

Vous n’aurez aucun frais à payer pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer n’importe quel autre de vos droits). Cependant, nous pourrons vous facturer un montant de frais raisonnable si votre demande d’accès est manifestement infondée ou abusive. Nous pourrons par ailleurs refuser d’accéder à votre demande pour les mêmes raisons. 

Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et nous assurer du respect de votre droit d’accès à ces informations (ou pour l’exercice de n’importe quel autre de vos droits). Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à nous assurer de la non-divulgation de vos informations personnelles à une personne non autorisée à les consulter.  

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (« CNPD ») si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés. 

12.2. Politique relative aux cookies 

Lors de votre première connexion sur le site web http://www.inextenso-belux.com/, vous êtes avertis par une bannière en bas de votre écran que des informations relatives à votre navigation sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers dénommés « cookies ». Notre politique d’utilisation des cookies vous permet de mieux comprendre les dispositions que nous mettons en œuvre en matière de navigation sur notre site web.  

12.2.1. Informations générales sur les cookies présents sur le site de VO Consulting 

VO Consulting, en tant qu’éditeur du présent site web, pourra procéder à l’implantation d’un cookie sur le disque dur de votre terminal (ordinateur, tablette, mobile etc.) afin de vous garantir une navigation fluide et optimale sur notre site Internet. 

Les « cookies » (ou témoins de connexion) sont des petits fichiers texte de taille limitée qui nous permettent de reconnaître votre ordinateur, votre tablette ou votre mobile aux fins de personnaliser les services que nous vous proposons. 

Les informations recueillies par le biais des cookies ne permettent en aucune manière de vous identifier nominativement. Elles sont utilisées exclusivement pour nos besoins propres afin d’améliorer l’interactivité et la performance de notre site web et de vous adresser des contenus adaptés à vos centres d’intérêts. Aucune de ces informations ne fait l’objet d’une communication auprès de tiers. 

Pour mieux vous éclairer sur les informations que les cookies identifient, vous trouverez ci-dessous les différents types de cookies susceptibles d’être utilisés sur le site web http://www.inextenso-belux.com/, leur nom, leur finalité ainsi que leur durée de conservation. 

12.2.2. Configuration de vos préférences sur les cookies 

Lors de votre première connexion sur le site web de VO Consulting, une bannière présentant brièvement des informations relatives au dépôt de cookies et de technologies similaires apparaît en bas de votre écran. Cette bannière vous avertit qu’en naviguant sur ce site web, VO Consulting utilise des cookies. Néanmoins ces cookies ne contiennent aucune donnée personnelle et donc ne requière pas le consentement explicite de l’internaute.  

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